Control de acceso en oficinas: zonas, horarios y visitas

Empieza por las zonas

• Pública: recepción, sala de espera.
• General: zona de trabajo, salas de reuniones.
• Restringida: sala de servidores, archivo, almacén, administración, dirección.

No todas las puertas necesitan lector. Se controla la entrada principal y las zonas restringidas; el resto puede quedar libre.

Perfiles y horarios

En lugar de dar permisos persona a persona, se definen perfiles: empleados, dirección, limpieza, mantenimiento, visitas. Cada perfil tiene sus puertas y su horario. Al incorporar a alguien, basta asignarle un perfil.

Credenciales

• Tarjeta o llavero: económico y sencillo. Se da de baja si se pierde.
• Móvil: no hay que repartir nada y es difícil olvidarlo.
• Código PIN: sin soporte físico, pero se comparte con facilidad.
• Biometría: cómoda, pero los datos biométricos tienen una protección especial; hay que valorar si es necesaria y proporcionada.

En zonas sensibles se pueden combinar dos factores.

Visitas y proveedores

• Credenciales temporales, con fecha y hora de caducidad.
• Acceso solo a las zonas necesarias.
• Videoportero con apertura desde recepción o desde el móvil.

Qué queda registrado

Cada apertura, intento fallido y puerta que queda abierta. Sirve para investigar una incidencia y para detectar hábitos de riesgo, como una puerta de emergencia que se usa como entrada.

Protección de datos

El registro de accesos contiene datos personales. Hay que informar a los empleados, limitar quién lo consulta y definir cuánto tiempo se conserva. Si se quiere usar para control horario, es una finalidad distinta que conviene tratar con el asesor laboral y de protección de datos.

Seguridad y evacuación

Las puertas controladas deben poder abrirse siempre desde dentro para salir. El sistema se coordina con la detección de incendios para liberar las puertas en caso de alarma.

Integración

• Alarma: el primer acceso autorizado desarma; el último, arma.
• Cámaras: cada evento se asocia a su imagen.
• Iluminación y clima: se activan con la primera entrada.

Qué preguntar

• ¿Funciona sin internet y sin el servidor?
• ¿Quién puede dar altas y bajas, y desde dónde?
• ¿Se puede ampliar a más puertas o a otra sede?