Arrivée autonome en hôtel et en appartement touristique

Le parcours du client

1. Avant l'arrivée : il reçoit un lien pour compléter ses informations et, le cas échéant, régler.
2. Vérification : l'hébergement valide la réservation et les justificatifs.
3. Identifiant : il reçoit un code, une clé sur mobile ou les instructions d'une boîte à clés.
4. Arrivée : il ouvre le hall, le parking et sa chambre ou son appartement.
5. Séjour : l'accès ne fonctionne que pendant ses dates.
6. Départ : l'identifiant expire automatiquement.

Les façons de remettre l'accès

• Code numérique sur une serrure à clavier : le plus universel, sans application ni batterie de mobile.
• Clé mobile : pratique, mais dépendante du téléphone du client.
• Borne à la réception qui délivre la carte : courant à l'hôtel.
• Boîte à clés : l'option la plus basique, sans historique ni expiration.

Ne pas oublier les portes communes

L'erreur la plus fréquente consiste à traiter la porte de l'appartement et à oublier le hall, le parking ou l'ascenseur à clé. Le même code ou identifiant doit ouvrir tout le parcours.

Enregistrement des voyageurs

L'identification et l'enregistrement des clients sont soumis à des obligations légales. Le système d'arrivée autonome doit permettre de les respecter ; référez-vous toujours à la réglementation en vigueur pour votre type d'hébergement.

Lien avec les réservations

L'idéal est que la serrure reçoive les dates directement du logiciel de réservation ou du gestionnaire de canaux, pour que le code soit créé et expire seul. La compatibilité dépend de chaque plateforme.

En cas de problème

• Sans internet : les codes déjà programmés doivent continuer de fonctionner en local.
• Piles : alerte anticipée et alimentation de secours.
• Client qui n'arrive pas à entrer : un numéro d'assistance et une ouverture à distance.
• Clé mécanique de secours, conservée en lieu sûr.

Ce qu'y gagne l'hébergement

• Des arrivées à toute heure sans personnel sur place.
• Plus de clés à remettre, perdre ou copier.
• Un historique des entrées et des alertes.
• La coordination du ménage : codes pour le personnel et alerte de départ.

La dimension humaine

L'arrivée autonome ne doit pas donner l'impression d'être livré à soi-même. Des instructions claires avec photos, en plusieurs langues, un message de bienvenue et un contact qui répond font la différence dans les avis.